03 Aug. Der ultimative Leitfaden für produktive Meetings (14 Tipps, die wirklich funktionieren)

Warst du schon mal in einem Meeting, das endlos schien, in dem sich alle ins Wort fielen und nichts entschieden wurde – außer dass ein Folgetermin anberaumt wurde?

Das kennen wir doch alle!

Es ist allgemein bekannt, dass bestimmte Gruppen zu viele Meetings abhalten. Wir verstehen das; ein Meeting anzusetzen ist einfacher, als darüber nachzudenken, warum man es überhaupt abhalten muss.

Untersuchungen zufolge sind Meetings nur etwa die Hälfte der Zeit produktiv und interessant. Ineffiziente Meetings verschwenden im Laufe des Jahres eine beträchtliche Menge an Geld und Zeit.

Hier sind ein paar spannende Statistiken zum Thema Meetings:

👆 Allein in den USA finden jeden Tag mehr als 25 Millionen Meetings statt
👆 Über 37 Milliarden Dollar werden für unproduktive Meetings ausgegeben
👆 Meetings verschlingen 15 % der Arbeitszeit eines Unternehmens
👆 Führungskräfte halten 67 % der Meetings für Fehlschläge
👆 92 % der Teilnehmer gaben zu, während der Meetings mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen

Für viele von uns ist das keine überraschende Nachricht.

Ein Meeting ohne klare Ausrichtung, Leadership und Struktur kann die Kosten für Meetings erheblich in die Höhe treiben, zum Scheitern führen und alle Beteiligten unzufrieden zurücklassen.

Aber keine Sorge! Du musst dich nicht mit unproduktiven Meetings abfinden, die dich dazu bringen, deinen Job zu hassen. Zum Glück gibt es eine effizientere (und, wenn wir das mal so sagen dürfen, unterhaltsamere) Art, sie durchzuführen.

Schauen wir uns doch mal an, wie wir deine Meetings zu einem Ereignis machen können, auf das du dich freuen kannst!

Aber lass uns erst mal klären, warum Meetings sowohl ineffizient als auch kräftezehrend sein können.

Was macht Meetings so ineffektiv?

Wenn du schon mal ein unproduktives Meeting über dich ergehen lassen musstest, hast du dich wahrscheinlich schon mal nach Möglichkeiten umgesehen, wie du deine Meetings effektiver gestalten kannst.

The Meeting can be improved by creating a better agenda, starting and ending on time, and considering whether or not the discussion can be summarized in an email.

Auch wenn die Vorschläge hilfreich erscheinen mögen, sind sie in der Praxis nicht besonders wirksam.

Durch die Absage einiger Meetings ist zwar vielleicht etwas Zeit frei geworden, aber die verbleibenden sind trotzdem unproduktiv – ganz gleich, wie ausgefeilt oder interessant deine Tagesordnung auch sein mag. Das liegt daran, dass diese Vorschläge lediglich die Symptome eines tiefer liegenden Problems überdecken.

Der Hauptgrund, warum Meetings so langweilig sind, ist, dass sie der Art und Weise, wie Menschen arbeiten und Informationen verarbeiten, grundsätzlich zuwiderlaufen. Wenn du kein System aus Tools und Abläufen hast, werden deine Meetings alle gleich aussehen und sich auch so anfühlen.

In einer Gruppe trauen sich introvertierte oder jüngere Teammitglieder vielleicht nicht, sich zu Wort zu melden, selbst wenn sie glauben, die beste Lösung zu haben. Oft dominieren die extrovertiertesten oder dienstältesten Teammitglieder die Unterhaltung.

Wenn Teammitglieder Angst haben, sich gegen den Konsens der Gruppe auszusprechen, setzt Gruppendenken ein. Die Gruppe verliert das ursprüngliche Problem aus den Augen, während die Diskussion vom Thema abschweift.

Jeder hat eine etwas andere Vorstellung davon, was erreicht werden muss. Da das Meeting keine konkreten Ergebnisse und greifbaren Erfolge gebracht hat, ist ein weiteres geplant.

Solche Meetings sind nicht nur frustrierend, sondern verfehlen auch das eigentliche Ziel jedes Meetings: alle auf den gleichen Stand zu bringen und konkrete nächste Schritte für das Projekt festzulegen.

Was macht ein Meeting wirklich produktiv?

An dieser Stelle wird klar, dass es nicht ausreicht, einfach nur eine bessere Tagesordnung zu erstellen oder Notizen auf eine andere Art zu machen, um eure Meetings zu verbessern. Ihr müsst die eigentlichen Probleme angehen, wie zum Beispiel Informationsüberflutung, Gruppendenken und den Umgang mit Büropolitik.

Wenn du die Produktivität deiner Meetings steigern möchtest, solltest du in Erwägung ziehen, von einer unstrukturierten, offenen Diskussion – mit all ihren damit verbundenen Nachteilen – zu einem Workshop-Format überzugehen. Ein Workshop ist eine strukturierte Besprechung, die greifbare Ergebnisse garantiert und die Produktivität der Besprechung erheblich steigern kann.

Tatsächlich lautet unser Motto bei CoHive : „Mach kein Meeting, sondern veranstalte einen Workshop!“

Wenn du wissen möchtest, was ein Workshop ist, dann lies unseren Artikel: „Was ist ein Workshop?“ oder unseren Artikel „Ein umfassender Leitfaden zur Facilitation von Workshops“.

Workshops können bei der Zusammenarbeit echte Wende bringen. Sie ersetzen unstrukturiertes Geplauder durch reibungslose Abläufe, die den Teams helfen, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren. Schluss mit Gruppendenken oder endlosen Diskussionen – stattdessen gibt es strukturierte Gespräche und ungestörte Ideenfindung.

Workshops sind wie ein Schweizer Taschenmesser für Teams. Sie können euch dabei helfen, Wissen auszutauschen, Ideen zu entwickeln und Beziehungen innerhalb eures Teams aufzubauen. Das kann zu besserer Kommunikation und Teamarbeit führen. Außerdem könnt ihr sie ganz an eure Bedürfnisse und Ziele anpassen, was sie super nützlich macht, um Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen, euer Team zu stärken oder neue Fähigkeiten zu erlernen.

Deshalb nutzen große Unternehmen wie Google und coole Start-ups wie Blinkist Workshops, um ihren Teams dabei zu helfen, ihre Aufgaben besser und schneller zu erledigen.

Bist du dir nicht sicher, ob dein Team für Workshops offen ist? Oder möchtest du vielleicht erst mal Workshop-Techniken ausprobieren, bevor du dich voll darauf einlässt?

Keine Sorge, du kannst ganz klein anfangen, indem du einige der Techniken, die Workshops so effektiv machen, in dein nächstes Meeting einbaust. Wir versprechen dir, dass das einen riesigen Unterschied machen wird und die Effektivität um das bis zu Zehnfache steigert.

14 Tipps für erfolgreiche Meetings

1 – Leitsätze festlegen und eine angenehme Atmosphäre schaffen

Es ist wichtig, vor Beginn des Meetings Grundregeln festzulegen, damit sich alle sicher fühlen, ihre Meinung zu sagen und ihre Ansichten einzubringen, ohne andere zu unterbrechen oder zu sehr vom Thema abzuweichen.

Es ist entscheidend, dafür zu sorgen, dass jeder im Team Gehör findet und jeder die Möglichkeit hat, seinen Beitrag zu leisten.

Mach den Raum außerdem für alle Anwesenden gemütlicher, indem du die Jalousien öffnest oder den Raum schmückst – und vielleicht sogar ein paar Erfrischungen servierst.

Meetings können produktiver und entspannter verlaufen, wenn der Raum in Bezug auf Faktoren wie Temperatur, Beleuchtung, Sitzordnung und sogar ästhetische Aspekte wie Zimmerpflanzen richtig eingerichtet ist.

Einer dieser schrecklichen, schlecht beleuchteten, eiskalten Sitzungssäle ist der letzte Ort, an dem irgendjemand ein Meeting abhalten möchte.

2 – Lege die Ziele und das Endziel des Meetings fest

Wenn du in ein Meeting kommst, fragst du dich dann manchmal: „Warum bin ich überhaupt hier?“

The success of a meeting depends directly on its purpose. It has no purpose if the participants are not working toward a common goal.

Als Führungskraft ist es wichtig, einschätzen zu können, wann ein Meeting nötig ist, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, zum Beispiel bei der Planung eines Projekts, der Fehlerbehebung oder der Festlegung von Zielen. Es gibt aber auch Situationen, in denen eine E-Mail, eine Slack-Nachricht oder ein Telefonat völlig ausreichen.

Für Ziele wie Problemlösung, Entscheidungsfindung und das Erstellen von Customer-Journey-Maps ist ein Workshop in der Regel die bessere Wahl. Das ermöglicht eine interaktivere Zusammenarbeit und Gruppendiskussionen, was zu innovativeren und kreativeren Lösungen führen kann.

Es ist wichtig, das Ziel eines Meetings mit einem einfachen Satz zu definieren, der das gewünschte Ergebnis umreißt. Das hilft den Teilnehmern, ein messbares Ziel vor Augen zu haben, auf das sie gemeinsam hinarbeiten können.

Wenn du ein klares Ziel vor Augen hast, kannst du den Erfolg eines Meetings daran messen, ob das Team das Ziel erreicht hat – statt das Meeting nur um des Meetings willen abzuhalten.

3 – Ernenne einen Facilitator, der das Team leitet

Facilitators (oder „Workshoppers“, wie wir sie gerne nennen) sorgen dafür, dass Meetings klare Ergebnisse und nächste Schritte liefern, halten die Teilnehmer auf Kurs und verhindern, dass Diskussionen im Kreis drehen.

Wenn ein Facilitator dabei ist, können sich die Teilnehmer voll und ganz auf das vorliegende Problem konzentrieren, anstatt in einem Kreislauf stecken zu bleiben, in dem immer wieder dieselben Fragen gestellt und dieselben Lösungen vorgeschlagen werden.

Als Teammitglied kannst du anbieten, die Leitung des nächsten Meetings, den Start eines neuen Projekts, den Entscheidungsprozess für die schon lange aufgeschobene neue Funktion oder die Lösung eines besonders schwierigen Problems zu übernehmen.

Jeder – egal, ob schüchtern oder kontaktfreudig, laut oder ruhig – kann lernen, produktive Workshops zu leiten. Solange du die Perspektive des Facilitators im Blick behältst, sollte das kein Problem sein.

Dabei geht es darum, die Rolle des Wegweisers statt die des Helden einzunehmen und deine Teilnehmer glänzen zu lassen, anstatt mit deinen überlegenen Fähigkeiten, deinem Wissen und deinem Selbstbewusstsein die Show zu stehlen.

4 – Bestimme jemanden, der die Entscheidungen trifft, damit die Meetings produktiv sind

In einer flachen Hierarchie kann es verlockend sein, in Meetings keine Entscheidungsträger zu benennen.

Das kann jedoch zu mangelnder Verantwortlichkeit, Team-Politik und Konformität führen. Um diese Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, für jedes Meeting einen Entscheidungsträger zu bestimmen.

Der „Decider“ ist die Person, die bei allen Entscheidungen, die während des Meetings getroffen werden, das letzte Wort hat. Das sollte jemand sein, für den das Ergebnis des Meetings von großer Bedeutung ist, zum Beispiel der Product Owner, ein Manager oder der CEO.

Sobald du einen Entscheidungsträger bestimmt hast, teile dies dem Rest des Teams unbedingt zu Beginn des Meetings mit. So stellst du sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und das Meeting produktiv verläuft.

5 – Stell das richtige Team zusammen

Wenn man ein Team zusammenstellt, ist es wichtig, Leute mit unterschiedlichen Sichtweisen und Fachgebieten einzubeziehen. Um aber eine möglichst produktive Session zu haben, sollte man am besten niemanden einladen, der nur wenig mit dem jeweiligen Thema zu tun hat.

Wenn viele Leute dabei sind, könnte es schwierig werden, das Meeting reibungslos durchzuführen.

Je mehr Leute im Raum sind, desto mehr Arbeitsstunden werden für die Lösung dieses bestimmten Problems aufgewendet. Bevor du alle einlädst, die du auf deiner Liste hast, frag dich, ob das wirklich nötig ist. Vielleicht brauchen manche Leute nach dem Meeting nur eine kurze Zusammenfassung.

Es kann schwierig sein, die perfekte Anzahl zu finden, wenn man entscheidet, wie viele Leute man zu einem Meeting einladen soll, aber eine gute Faustregel ist, nicht mehr als 7 Teilnehmer pro Facilitator zu haben.

6 – Strukturiert eure Gespräche

Unstrukturierte Diskussionen können ein Meeting schnell aus der Bahn werfen. Damit deine Meetings im Rahmen bleiben, ist es wichtig, deine Diskussionen zu strukturieren. Das bedeutet, das Meeting in Phasen zu unterteilen und die Reihenfolge festzulegen, in der die Teilnehmer zu Wort kommen.

Auf der übergeordneten Ebene könntest du damit beginnen, die Herausforderung zu definieren, vor der du stehst. Sobald das klar ist, kannst du mit dem Brainstorming für Lösungen weitermachen. Schließlich kannst du die Vorteile und Nachteile jeder Lösung besprechen und eine Entscheidung treffen.

Auf der Mikroebene kannst du verschiedene Techniken anwenden, um die Reihenfolge festzulegen, in der die Leute zu Wort kommen. Du könntest zum Beispiel ein Round-Robin-Verfahren nutzen, bei dem jeder einmal zu Wort kommt, bevor die nächste Person an der Reihe ist. Oder du könntest ein Abstimmungssystem verwenden, um zu bestimmen, wer als Nächstes spricht.

Das Strukturieren von Diskussionen mag sich anfangs vielleicht etwas unnatürlich anfühlen, aber es ist eine wertvolle Fähigkeit, die dir helfen kann, effektivere Meetings zu leiten. Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du deine Meetings auf Kurs halten und sicherstellen, dass alle zu Wort kommen.

7 – Diskussionen und getroffene Entscheidungen visualisieren

Bei einem Meeting kann man nicht erwarten, dass sich die Teilnehmer an jedes wichtige Detail erinnern, da das menschliche Gedächtnis begrenzt ist. Deshalb ist es wichtig, eine einheitliche Methode zu etablieren, um die Informationen, Themen und Ideen, die während des Meetings besprochen werden, visuell darzustellen.

Ein Whiteboard, ein paar Haftnotizen oder eine Plattform für die remote Zusammenarbeit sind einfache Methoden, um das zu erreichen.

So werden Verwirrung und Missverständnisse vermieden, alle Beteiligten können ihre Informationen austauschen und müssen sich nicht alles im Kopf merken.

8 – Erkläre Konzepte lieber mit Bildern, statt sie nur zu beschreiben

Wenn du deinem Team ein Konzept erklärst, ist es wichtig, visuelle Hilfsmittel einzusetzen, um das Verständnis zu erleichtern. Denn visuelle Hilfsmittel können dabei helfen, abstrakte Konzepte greifbarer und leichter verständlich zu machen.

Hier sind ein paar Tipps, wie du Konzepte mithilfe von visuellen Elementen erklären kannst:

✅ Verwende Skizzen oder Diagramme: Das kann eine tolle Möglichkeit sein, ein Konzept oder einen Ablauf zu veranschaulichen.

✅ Verwende Screenshots oder Videos: Das kann hilfreich sein, um zu zeigen, wie etwas funktioniert oder aussieht.

✅ Nutze Rollenspiele: Das kann eine tolle Möglichkeit sein, um zu zeigen, wie ein Konzept im echten Leben angewendet würde.

✅ Verwende Metaphern oder Analogien: Das kann eine hilfreiche Methode sein, um ein Konzept zu erklären, indem du es mit etwas vergleichst, das dir vertrauter ist.

Das Wichtigste ist, anschauliche und leicht verständliche Grafiken zu verwenden. Du solltest außerdem darauf achten, dass die Grafiken zu dem Konzept passen, das du erklären möchtest.

Hier sind ein paar weitere Beispiele dafür, wie man Konzepte anhand von Beispielen erklären kann:

➡️ Wenn du ein neues Produkt vorstellst, könntest du einen Prototype oder ein Video zeigen, in dem das Produkt in Gebrauch zu sehen ist.

➡️ Wenn du eine neue Richtlinie erklärst, könntest du ein Musterdokument der Richtlinie zeigen oder ein Video von einem Meeting, in dem die Richtlinie besprochen wurde.

➡️ Wenn du einen neuen Ablauf erklärst, könntest du ein Flussdiagramm oder ein Video zeigen, in dem der Ablauf in der Praxis zu sehen ist.

Anhand von Beispielen kannst du deine Erklärungen klarer, prägnanter und wirkungsvoller gestalten. Das hilft deinem Team, die von dir erläuterten Konzepte zu verstehen, und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

9 – Mit Störenfrieden in Meetings umgehen

Als Facilitator wirst du in Meetings unweigerlich auf Störenfriede stoßen. Das sind die Leute, die den Ablauf des Meetings stören, sabotierende Fragen stellen oder einfach nicht zuhören.

Hier sind ein paar Tipps, wie du mit Störenfrieden in Meetings umgehst:

💡 Lege zu Beginn des Meetings die Erwartungen fest: Dazu gehören die Nennung des Zwecks des Meetings, der Grundregeln und der Erwartungen an die Teilnahme. Indem du dir vor dem Meeting die Zustimmung der Teilnehmer sicherst, kannst du sie für ihr Verhalten zur Verantwortung ziehen.

💡 Nutze einen „Parkplatz“ für Nebenthemen: Wenn eine Diskussion vom Thema abzudriften droht, schlag der Gruppe vor, das Thema für eine spätere Diskussion „auf den Parkplatz“ zu stellen. Das hilft dabei, das Meeting auf Kurs zu halten und verhindert, dass ein Unruhestifter die Diskussion aus der Bahn wirft.

💡 Gib Unruhestiftern Aufgaben: Wenn jemand das Meeting ständig stört, gib ihm eine Aufgabe, die ihn beschäftigt hält, zum Beispiel Notizen machen oder eine Karte zeichnen. So fühlt er sich einbezogen und stört das Meeting weniger.

💡 Stell bohrende Fragen: Das kann dir helfen, die Beweggründe des Störenfrieds zu verstehen und ihm die Auswirkungen seines Verhaltens vor Augen zu führen. Du könntest zum Beispiel fragen: „Was steckt hinter deiner Frage?“ oder „Wie glaubst du, wird uns das helfen, unser Ziel zu erreichen?“

💡 Greif zur „harten Maßnahme“: Wenn alles andere fehlschlägt, musst du den Störenfried vielleicht bitten, das Meeting zu verlassen. Das sollte zwar nur das letzte Mittel sein, kann aber notwendig sein, um die Produktivität des Meetings zu gewährleisten.

Man sollte nicht vergessen, dass Störenfriede nicht immer versuchen, das Meeting zu sabotieren. Manchmal sind sie sich ihres Verhaltens einfach nicht bewusst oder haben ein berechtigtes Anliegen.

Wenn du die oben genannten Tipps befolgst, kannst du dazu beitragen, Störenfriede in Schach zu halten und sicherzustellen, dass deine Meetings produktiv verlaufen.

10 – Lege für jede durchzuführende Aktivität einen Zeitrahmen fest

Leg für jede Aktivität auf der Tagesordnung eine bestimmte Zeit fest und halte dich unbedingt daran, damit die Diskussion nicht aus dem Ruder läuft. Du kannst zum Beispiel 10 bis 20 Minuten für die Definition der Aufgabe einplanen und dann, sobald die Zeit abgelaufen ist, zur nächsten Phase übergehen.

Der Timeboxing -Ansatz zwingt dich und dein Team dazu, effizienter zu denken und unnötiges Hin und Her zu vermeiden.

Die für jede Aufgabe vorgesehene Zeit sollte knapp bemessen sein, damit du sofort in eine problemlösungsorientierte Denkweise wechselst, anstatt in Gedanken abzuschweifen.

Es mag sich so anfühlen, als würdest du etwas auslassen oder als bräuchte das Team mehr Zeit, aber denk daran, dass fruchtlose, sich wiederholende Diskussionen nichts bringen und die Motivation untergraben.

11 – Nutze das Konzept „Alleine arbeiten, gemeinsam handeln“

„Alleine arbeiten, gemeinsam“ bezeichnet eine Methode der gemeinsamen Problemlösung, bei der Teammitglieder gleichzeitig an demselben Thema arbeiten, ohne ihre Gedanken mündlich auszutauschen, sondern diese stattdessen auf einen Haftzettel schreiben.

Wenn du also schon mal vom Design Sprint oder von Design Thinking im Allgemeinen gehört hast, weißt du wahrscheinlich, wovon wir hier reden.

Anstatt den Lösungsprozess mit einem lockeren Gespräch zu beginnen, lass alle im Team sich einen Stapel Haftnotizen schnappen, einen Timer starten und ihre besten Ideen aufschreiben, bevor sie miteinander reden. Wenn sie fertig sind, häng ihre Ideen ohne Namen an eine Pinnwand oder an die Wand.

Diese Art der Teamarbeit eignet sich hervorragend, um schädliche Einflüsse wie Gruppendenken und Voreingenommenheit aus dem kreativen Prozess zu verbannen. Außerdem ermöglicht sie es schüchternen Menschen sowie neuen oder jüngeren Teammitgliedern, sich zu Wort zu melden und ihren Beitrag zu leisten.

So hat jedes Teammitglied die Möglichkeit, seine Gedanken und Meinungen frei zu äußern, ohne befürchten zu müssen, dass die anderen seine Idee für albern halten könnten.

12 – Schließe mit einer Entscheidung und einem konkreten Aktionsplan ab

Nimm dir am Ende jedes Meetings etwas Zeit, um die nächsten Schritte zu planen. Nach einem Meeting sollte Klarheit darüber herrschen, wie es weitergeht – auch wenn noch keine endgültige Entscheidung getroffen wurde.

Und nein, der nächste Schritt sollte nicht darin bestehen, ein weiteres Meeting zu vereinbaren, um die Angelegenheit weiter zu besprechen.

Hier sind ein paar bewährte Methoden für produktive Meetings, die dafür sorgen, dass jeder den Raum mit einem klaren Verständnis dafür verlässt, warum er überhaupt gekommen ist:

👉 Delegiere Aufgaben oder Nachfassaktionen an bestimmte Teammitglieder

👉 Leg ein Fälligkeitsdatum fest und erstelle für jede Aufgabe einen genauen Zeitplan

👉 Denk daran, alle Nebengespräche wieder aufzugreifen, die auf Eis gelegt wurden, damit dein Team entscheiden kann, ob, wann und wie es sie fortsetzen möchte

13 – Nutze mehrstufige Abstimmungen, um bessere Entscheidungen zu treffen

Entscheidungen in einer Gruppe zu treffen, kann ziemlich schwierig sein. Jeder hat seine eigenen Gedanken und Ideen, und es kann schwer sein, einen Konsens zu finden.

Mehrstufiges Abstimmen ist eine tolle Methode, die dir hilft, bessere Entscheidungen zu treffen, indem sichergestellt wird, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden.

Außerdem nutzen wir eine Wirkungs-Aufwand-Matrix, um zu entscheiden, welche Aktivitäten wir priorisieren und welche wir außer Acht lassen. Da die Ressourcen in jeder Organisation begrenzt sind, ist die Matrix unverzichtbar, um die verfügbaren Ressourcen für Projekte optimal einzusetzen.

Hier sind die Schritte für die mehrstufige Abstimmung:

1. Brainstorming: Gib jedem Teammitglied einen Haftzettel und bitte sie, ihre Ideen für Maßnahmen aufzuschreiben (denk an die Technik „Alleine arbeiten, gemeinsam handeln“).

2. Über die Ideen abstimmen: Gib jedem Teammitglied einen Satz Abstimmungsplaketten. Lass sie über die Ideen abstimmen, die sie für die wichtigsten halten.

3. Ordne die Ideen neu: Verschiebe die Ideen mit den meisten Stimmen an den Anfang der Liste. Entferne die Ideen ohne Stimmen.

4. Priorisiere Ideen mithilfe der Aufwand-Wirkungs-Matrix: Um jede Idee zu bewerten, frag das Team, ob es der Meinung ist, dass sie eine hohe oder geringe Wirkung und einen hohen oder geringen Aufwand hat. Ordne sie dann einem der vier Quadranten zu.

5. Triff eine Entscheidung: Entscheide anhand deiner Priorisierungsergebnisse, welche Maßnahmen du umsetzen möchtest. Wähle Aufgaben aus, die einen erheblichen Einfluss auf die Kunden haben und nur minimalen Aufwand erfordern. Diese gelten als „Quick Wins“ und befinden sich im Quadranten „hohe Wirkung – minimaler Aufwand“.

14 – Probiert in euren Meetings mal was Neues aus und bittet um Feedback

Herzlichen Glückwunsch! Das Meeting war produktiv, und alle Beteiligten wissen, was als Nächstes zu tun ist. Jetzt ist nur noch ein Schritt übrig.

Meetings sind eine Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmern, keine Einbahnstraße.

Um eure Meetings zu verbessern, bittet eure Teilnehmer um Feedback. Achtet darauf, wie ihr eure Fragen formuliert, um Voreingenommenheit zu vermeiden.

Hier sind ein paar Fragen, die du stellen kannst:

❓ Wie leicht fiel es dir, dich an der Diskussion zu beteiligen?

❓ Wie hast du den Zweck des Meetings verstanden?

❓ Hattest du das Gefühl, dass du etwas Wertvolles zu dem Meeting beigetragen hast?

❓ Diese Fragen helfen dir dabei, zu verstehen, wie deine Teilnehmer deine Meetings erleben und was du tun kannst, um sie zu verbessern.

Hier sind ein paar zusätzliche Tipps, wie du um Feedback bitten kannst:

💡 Stell die Fragen am Ende des Meetings, wenn die Teilnehmer noch alles im Kopf haben

💡 Halte die Fragen kurz und auf den Punkt gebracht

💡 Stell keine Suggestivfragen

💡 Bedanke dich bei den Teilnehmern für ihr Feedback

Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du wertvolles Feedback sammeln, das dir dabei hilft, deine Meetings zu verbessern.

Fazit

Und das war’s auch schon: die 14 besten Tipps, um die Effizienz und Zufriedenheit bei euren Meetings zu steigern. Auch wenn es auf den ersten Blick vielleicht etwas einschüchternd wirkt, versprechen wir euch: Sobald ihr diese Vorschläge in die Praxis umsetzt, werdet ihr nie wieder zu euren alten Meeting-Methoden zurückkehren wollen.

Den meisten Meetings fehlt es an Fokus, und man hat das Gefühl, Zeit verschwendet zu haben. Investiere von Anfang an Zeit und Mühe, um dich von anderen abzuheben und dir einen Ruf als fähiger und zuverlässiger Fachmann aufzubauen.

Nimm dir im Vorfeld etwas Zeit, um alles für ein erfolgreiches Meeting vorzubereiten. Das Ergebnis? Du hast eine eingeschworene Gruppe, die an einem Strang zieht, um gemeinsame Ziele zu erreichen, und die eine Atmosphäre des gegenseitigen Respekts und der Zusammenarbeit schafft.

Bald werden Meetings nicht mehr etwas sein, vor dem sich die Leute fürchten, sondern etwas, auf das sie sich freuen!

Lass uns sprechen

Wenn du deine Meetings von unstrukturierten offenen Diskussionen mit mangelhafter Dynamik in strukturierte Workshops verwandeln und erfahren möchtest, wie du diese in dein Unternehmen integrieren kannst, melde dich bitte bei uns.

Wir begleiten dich gerne durch den Workshop-Prozess.