02 Mai Umfrage: Meetings sind das größte Produktivitätshindernis – Entdecke hier actionsfähige Lösungen

Eine Studie von Atlassian legt nahe, dass eine Verkürzung der Dauer von Meetings die Produktivität um 80 % steigern könnte.

Wir haben alle schon unzählige Meetings mitgemacht und gedacht: „Das hätte man auch per E-Mail regeln können.“

Atlassian hat 5.000 Wissensarbeiter auf vier Kontinenten befragt und dabei das größte Hindernis für die Produktivität ausgemacht: Meetings.

Meetings sind nicht von Natur aus schlecht; oft werden sie einfach nur schlecht durchgeführt.

Untersuchungen zeigen, dass die in vielen Organisationen übliche Meeting-Kultur Teams daran hindert, ihre Ziele zu erreichen, und zwar durch:

⚠️ Dominierte Diskussionen: Ein paar Stimmen übernehmen die Führung und verhindern so wertvolle Beiträge.

⚠️ Fehlende Orientierung: Die Teilnehmer wissen nach der Veranstaltung nicht genau, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie es weitergeht.

⚠️ Sich wiederholende Informationen: Es wird Zeit mit Ankündigungen verschwendet, die man ganz einfach per E-Mail mitteilen könnte.

⚠️ Zeitverschwendung: In Meetings müssen die Leute sich Informationen anhören, die man auch in einer E-Mail nachlesen könnte – das beeinträchtigt die Produktivität.

⚠️ Probleme mit der Konzentration: Ohne einen klaren Purpose und eine klare Tagesordnung werden Meetings unorganisiert und unproduktiv.

Das ist ein Thema, das uns sehr am Herzen liegt.

Wir hören oft von Leuten, die die Nase voll von der Unternehmenswelt haben, sich gefangen fühlen und von den ständigen Meetings erschöpft sind. Sie sehen keinen anderen Ausweg, als zu kündigen.

Warum führen Arbeitsplätze zu Burnout?

Wie können wir dieser Meeting-Kultur entkommen, die die Leute abschreckt?

Wie können sich Organisationen verbessern?

Bevor wir über Verbesserungen sprechen, wollen wir uns diese Umfrage erst mal genauer ansehen.

Zu viele Meetings führen zu einer Überlastung der Mitarbeiter

Meetings führen oft nicht zu den gewünschten Ergebnissen

Sag nicht alle deine Meetings ab, sondern verbessere sie einfach

Hol dir deinen Zeitplan zurück

Von langweiligen Meetings zu spannenden Workshops

Fazit: Entfliehe dem Meeting-Labyrinth und setze deine Produktivität frei

Zu viele Meetings führen zu einer Überlastung der Wissensarbeiter

Meetings sind ein Eckpfeiler der Zusammenarbeit – aber was ist, wenn sie zu häufig stattfinden?

Teams brauchen eine Vielzahl von Methoden zur Zusammenarbeit, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind – vergleichbar mit einem Schweizer Taschenmesser.

Die Umfrage zeigt jedoch, dass viele Teams sich auf ein einziges Tool verlassen: Meetings.

Das Problem bei diesem Ansatz ist: Wenn man nur einen Hammer zur Hand hat, sieht alles wie ein Nagel aus.

Hier ist ein kurzer Überblick über die wichtigsten Punkte:

❌ Überlastung durch Meetings: 78 % der Befragten haben Schwierigkeiten, ihre Arbeit zu erledigen, weil es zu viele Meetings gibt.

❌ Überstunden: 51 % der Beschäftigten (und satte 67 % der Führungskräfte) geben an, wegen einer Überlastung durch Meetings Überstunden zu leisten.

❌ Erschöpfung der Mitarbeiter: 76 % der Befragten fühlen sich nach Tagen voller Meetings erschöpft.

❌ Weniger Zeit, mehr Produktivität: 80 % glauben, dass sie mit weniger Meeting-Zeit produktiver wären.

❌ Terminplanung bestimmt den Tagesablauf: Bei 54 % der Wissensarbeiter bestimmen Meetings den Tagesablauf, sodass kaum Zeit für konzentriertes Arbeiten bleibt.

Die Botschaft ist klar: Wir sind alle überlastet, und das geht zu Lasten der Produktivität.

So läuft’s eben, wenn Meetings unser einziges Tool für die Zusammenarbeit sind.

Die Lösung ist aber ganz einfach: Betrachtet Meetings als ein Tool in eurem Werkzeugkasten für die Zusammenarbeit – nicht als die einzige Option.

Aber lass uns zunächst über Produktivität und die angestrebten Ergebnisse sprechen. Wir werden dir später bessere Optionen zur Auswahl stellen.

Meetings führen oft nicht zu den gewünschten Ergebnissen

Obwohl Meetings die vorherrschende Methode für die Zusammenarbeit in Gruppen sind, reichen sie oft nicht aus, um Ergebnisse zu erzielen.

Zum Beispiel planen Führungskräfte oft Meetings, um die Teamarbeit zu fördern und Kontakte zwischen den Kollegen zu knüpfen.

Ironischerweise geben 55 % der Mitarbeiter an, sich bei der Arbeit einsam zu fühlen – selbst an Tagen, an denen es vor Meetings nur so wimmelt. Diese Diskrepanz verdeutlicht ein umfassenderes Problem: Meetings verfehlen oft ihre angestrebten Ziele.

Außerdem verlassen 54 % der Mitarbeiter Meetings, ohne sich über die nächsten Schritte und die Zuständigkeiten für die Aufgaben im Klaren zu sein. Diese Unklarheit untergräbt die Effektivität von Meetings noch weiter.

Im Grunde zeigen die Untersuchungen zu den verschiedenen Zwecken von Meetings – wie Entscheidungsfindung, Statusberichte und Ausrichtung der Ziele – ein einheitliches Bild: Meetings bringen einfach nicht den gewünschten Erfolg.

Die Befragten gaben an, dass Meetings in folgenden Bereichen ineffektiv sind…

Dann fragst du dich vielleicht: „Wozu sind Meetings eigentlich gut?“

Auch wenn Meetings ein fester Bestandteil des Berufsalltags sind, wird über ihre Effektivität oft diskutiert.

Interessanterweise hat die Untersuchung ergeben, dass Meetings bei einem ganz bestimmten Ziel besonders effektiv sind: noch mehr Meetings anzustoßen!

Das klingt vielleicht amüsant, ist aber eine Realität, mit der viele von uns in der Unternehmenswelt konfrontiert sind.

Beachtliche 77 % der befragten Mitarbeiter gaben an, dass sie häufig an Meetings teilnehmen, die mit der Entscheidung enden, eine Folgebesprechung anzusetzen.

Das deutet darauf hin, dass Meetings eher als Plattform für weitere Diskussionen und Entscheidungsfindung dienen, statt als Ort, an dem Entscheidungen endgültig getroffen werden.

Wenn du also feststellst, dass du oft Folgetermine vereinbarst, bist du definitiv nicht allein!

Die Botschaft ist klar: Wir müssen unsere Herangehensweise an die Zusammenarbeit ändern.

Die gute Nachricht? Es gibt Alternativen zu diesem endlosen Meeting-Zyklus!

Sag nicht alle deine Meetings ab, sondern mach sie einfach besser

Seien wir ehrlich: Meetings gehören zur Teamarbeit einfach dazu. Das heißt aber nicht, dass sie unproduktiv sein müssen.

Die Forschung liefert wichtige Erkenntnisse darüber, wie man die Effektivität notwendiger Meetings steigern kann:

🎯 Kristallklare Ziele: Ganze 62 % der Mitarbeiter kommen zu Meetings, ohne auch nur die geringste Ahnung vom Ziel zu haben. Ein klares Ziel in der Einladung festzulegen, dauert nur wenige Sekunden, bereitet aber alle mental auf eine zielgerichtete Diskussion vor.

📋 Tagesordnungen: Freund, kein Feind: Unterschätze nicht die Wirkung einer Tagesordnung. 79 % der Befragten sind sich einig, dass sie zu produktiveren Meetings führt. Auch wenn es im Vorfeld etwas Zeit kostet, lohnt sich der Aufwand auf jeden Fall.

⏱️ Zeit-Challenge: Wer sagt denn, dass Meetings 30 Minuten dauern müssen? Ganze 80 % der Arbeitnehmer glauben, dass die meisten Meetings um die Hälfte verkürzt werden könnten. Probier’s mal aus und leg 15 Minuten als Standard fest. Längere Meetings sind okay, aber sie sollten eine bewusste Entscheidung sein.

✅ Beteiligungs-Puzzle: Fast die Hälfte (43 %) hat Schwierigkeiten, zu Wort zu kommen, weil andere beim Meeting die Dominanz ausüben. An experienced Facilitator can ensure balance. Thanks to his expertise in the facilitation process, he keeps the process on track. His focus on Facilitation allows internal team members to fully participate. He can steer group dynamics and create a safe space for open discussions. This saves time and ensures a better overall experience.

Achtung, Führungskräfte! Für euch ist es besonders wichtig, diese Verhaltensweisen für bessere Meetings zu übernehmen. Als die üblichen Organisatoren von Meetings habt ihr großen Einfluss auf die Unternehmenskultur.

Es ist aber nicht nötig, alle Änderungen auf einmal umzusetzen. Fang mit dem an, was dir machbar erscheint, und baue dann Schritt für Schritt darauf auf.

Welche weiteren Maßnahmen kannst du ergreifen, um eine Überlastung durch Meetings zu vermeiden?

Hol dir deinen Zeitplan zurück

Es gibt zwar kein Wundermittel gegen die Überlastung durch zu viele Meetings, aber es gibt Methoden, um das Chaos in den Griff zu bekommen.

Wenn du bereit bist, selbst die Veränderung zu sein, die du dir wünschst, sind hier die ersten Schritte, die wir dir aufgrund unserer Erfahrung empfehlen:

📅 Kalenderprüfung

Finde heraus, welche Meetings du streichen, hinterfragen oder nicht besuchen kannst. Versuche, die notwendigen Meetings hintereinander zu planen, um Zeit für konzentriertes Arbeiten zu schaffen. Denk daran, Zeit für Sport, das Bringen der Kinder und andere wichtige private Erledigungen einzuplanen.

📹 Probier das asynchrone Video aus

Verabschiede dich von Status-Meetings! Zieh doch mal in Betracht, asynchrone Videotools zu nutzen, um Informationen per Videobotschaft zu verbreiten. Diese Methode bewahrt die „persönliche Note“ und ermöglicht es deinen Zuschauern, sich die Inhalte anzusehen, wann es ihnen passt. Eine Win-Win-Situation!

📄 Meetings mit Dokumenten verknüpfen

Egal, ob du einen Quartalsplan, eine Projektpräsentation oder einen technischen Entwurf erstellst: Teile deine Idee zunächst in deinem bevorzugten Team-Arbeitsbereich mit, um asynchrones Feedback einzuholen. Je nach Feedback kann eine anschließende Live-Diskussion notwendig sein – oder auch nicht!

🔍 Reduzieren, umplanen, reflektieren

Probiert doch mal die „Ritual Reset“-Übung von Atlassian mit eurem Team aus. Diese Workshop-Übung hilft euch dabei, eure regelmäßigen Meetings neu zu bewerten und festzustellen, welche davon noch sinnvoll sind, welche angepasst werden müssen und welche abgeschafft werden sollten.

🎙️ Verbessere deine Fähigkeiten als Facilitator von Meetings

Diskussionen zu leiten, mit unterschiedlichen Persönlichkeiten umzugehen, dafür zu sorgen, dass jeder zu Wort kommt, und Meetings zielorientiert zu gestalten, kann die Zusammenarbeit im Team und die Produktivität verbessern. Unser Artikel bietet praktische Tipps, um die Effizienz und Zufriedenheit bei Meetings zu steigern.

🛠️ Verwende die richtigen Tools

Die richtigen Tools sind entscheidend, um die Effektivität von Meetings zu steigern und die Produktivität sowie das Engagement über die Tagesordnung oder den Ablauf des Meetings hinaus zu beeinflussen. Deshalb haben wir eine Liste mit den 57 besten Tools für die Facilitation von Online-Workshops und -Meetings zusammengestellt.

🧩 Mach lieber Workshops statt Meetings

Es ist kein Geheimnis – wir sind große Befürworter von Workshops anstelle von Meetings, oder besser gesagt: Wir nutzen Workshops für unsere wichtigsten Meetings. Im folgenden Abschnitt zeigen wir euch, wie das geht.

Von langweiligen Meetings zu spannenden Workshops

🔴 Meetings

Obwohl Meetings eigentlich dazu gedacht sind, gemeinsam zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen, artet das oft in passive Informationsaustauschrunden aus. Diese Abkehr von aktiver Beteiligung kann das Engagement und die Produktivität beeinträchtigen, die für eine effektive Zusammenarbeit notwendig sind.

Hier sind ein paar Überlegungen zur Effektivität von Meetings:

❌ Passiver Informationsaustausch: Meetings können manchmal zu einer einseitigen Kommunikation werden, bei der die Teilnehmer nur Informationen erhalten, anstatt sich aktiv einzubringen.

❌ Mangelnde Interaktivität: Ohne effektive Strategien zur Einbindung der Teilnehmer können diese das Interesse an Meetings verlieren, was zu mangelndem Engagement und weniger erfolgreichen Ergebnissen führt.

❌ Zu breite Themen, fehlende Fokussierung: Bei Meetings wird oft ein breites Spektrum an Themen behandelt, was zu einem Mangel an Orientierung und Klarheit führen kann, wodurch es schwierig wird, konkrete Ziele zu erreichen.

❌ Keine klaren nächsten Schritte: Bei Meetings fehlen oft konkrete Pläne oder spezifische Maßnahmen, um voranzukommen. Die Teilnehmer gehen vielleicht mit einem besseren Verständnis nach Hause, aber ohne klare Zuständigkeiten oder nächste Schritte.

🟢 Workshops

Hier kommt das Konzept „Mach kein Meeting, veranstalte einen Workshop!“ ins Spiel.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Meetings bieten Workshops eine erfrischende Alternative, bei der Interaktivität und greifbare Ergebnisse im Vordergrund stehen.

Und hier sind die Gründe, warum Workshops so besonders sind:

✅ Auf aktive Teilnahme ausgelegt: Die Workshops sind sorgfältig strukturiert, um die Beteiligung zu maximieren, wobei jeder Teilnehmer aktiv mitwirkt. Durch verschiedene Methoden fördern diese Workshops das Gefühl eines gemeinsamen Purposes unter den Teilnehmern.

✅ Konkrete Ziele: Workshops konzentrieren sich auf bestimmte Themen oder Ziele und helfen den Teilnehmern dabei, actionsfähige Lösungen zu entwickeln. Dieser gezielte Ansatz spart Zeit.

✅ Kompetente Facilitation: Der Erfolg von Workshops hängt von der Facilitation ab. Erfahrene Facilitatoren nutzen Methoden wie Eisbrecher für Gruppen und kreative Brainstorming-Übungen, um das Engagement, die Energie und die Produktivität der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.

✅ Konkrete Ergebnisse: Am Ende eines gut konzipierten Workshops diskutieren die Teilnehmer nicht nur Probleme, sondern erarbeiten gemeinsam actionsfähige Lösungen, mit denen sie vorankommen können. Dieser Fokus auf greifbare Ergebnisse unterscheidet Workshops von herkömmlichen Meetings.

Wenn du mehr über Workshops erfahren möchtest, lies doch bitte unsere Artikel: Was ist ein Workshop? und Ein umfassender Leitfaden zur Facilitation von Workshops.

Fazit: Entkomme dem Meeting-Labyrinth und setze deine Produktivität frei

Meetings sind ein Eckpfeiler der Zusammenarbeit, aber wenn man darin versinkt, ist das ein sicherer Weg, die Produktivität zu ruinieren.

Die gute Nachricht? Du musst Meetings nicht komplett abschaffen.

Wenn du diese wichtigsten Erkenntnisse beherzigst, kannst du sie von Zeitfressern in Innovationsquellen verwandeln:

✅ Überdenk die Zusammenarbeit: Meetings sind nur ein Tool in deinem Werkzeugkasten. Entdecke asynchrone Kommunikation, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Projektmanagement-Software.

✅ Setze gnadenlos Prioritäten: Hinterfrage, ob jedes Meeting wirklich nötig ist. Reicht nicht eine E-Mail, eine Videonachricht oder ein Dokument, das du in eurem Arbeitsbereich teilst?

✅ Halte dich an die Tagesordnung: Eine klare Tagesordnung schafft klare Erwartungen und sorgt dafür, dass die Diskussionen beim Thema bleiben.

✅ Legt für eure Diskussionen ein Zeitlimit fest: Zeitlimits steigern die Produktivität von Meetings. Viele Meetings lassen sich verkürzen. Stellt einen Timer ein und haltet euch daran!

✅ Facilitation, nicht diktieren: Ein erfahrener Facilitator sorgt dafür, dass alle mitmachen und dass alle zu Wort kommen.

✅ Workshops statt Meetings: Zieh für wichtige Gespräche einen Workshop in Betracht. Workshops sind interaktiv, zielgerichtet und darauf ausgelegt, umsetzbare Ergebnisse zu erzielen.

Übernimm wieder die Kontrolle über deinen Zeitplan und sieh zu, wie deine Produktivität in die Höhe schießt!

Dieser Artikel dient als Ausgangspunkt, aber den Weg zur Meisterschaft musst du selbst beschreiten. Wir möchten dich dazu ermutigen, weitere Ressourcen zu erkunden, mit verschiedenen Techniken zu experimentieren und herauszufinden, was für dich und dein Team am besten funktioniert.

Denk dran: Mit ein bisschen Planung und dem Willen, sich zu verbessern, kannst du Meetings von langweilig zu großartig machen.

Hier erfährst du mehr über die Atlassian-Umfrage.

Lass uns sprechen

Verabschiede dich von sinnlosen Meetings und setze stattdessen auf Treffen, die die Zusammenarbeit fördern und Ergebnisse bringen. Schluss mit Meetings, die man auch einfach per E-Mail hätte regeln können.

Wenn du daran interessiert bist, unstrukturierte Meetings mit problematischer Dynamik in strukturierte Workshops umzuwandeln und diese in dein Unternehmen zu integrieren, melde dich bitte bei uns.

Wir sind bereit, dich durch den Prozess eines effektiven Workshops zu begleiten.